โปรแกรม / ระบบสารสนเทศ ที่นำมาใช้งาน
สำนักงานอัตโนมัติ ( Office Automation หรือ
OA) เป็นแนวคิดในการนำเอาระบบเครือข่ายมาใช้เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานต่าง
ๆ และผนวกด้วยซอฟต์แวร์สำหรับช่วยงานในสำนักงาน
โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อต้องการให้เป็นสำนักงานไร้กระดาษ โดยให้ทำงานต่อไปนี้
- สื่อสารระหว่างผู้ปฏิบัติงานโดยใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
- จัดพิมพ์เอกสารต่าง ๆ
ได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และมีคุณภาพ
- การออกแบบสิ่งพิมพ์และเอกสาร
โดยโปรแกรมที่ได้รับความนิยมค่อนข้างมากในขณะนี้ก็คือโปรแกรม PageMaker
- รับข้อความจากผู้โทรศัพท์เข้ามาติดต่อแล้วบันทึกเสียงนั้นไว้หากผู้รับไม่อยู่ในสำนักงาน
- บันทึกภาพลักษณ์
(Inage) ของเอกสารต่าง ๆ ไว้ในระบบประมวลภาพลักษณ์ (Image
Processing System)
- มีระบบประชุมทางไกล
(Video Teleconference) เป็นระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมอุปกรณ์สื่อสาร
และกล้องวีดิทัศน์
ทำให้ผู้บริหารหน่วยงานสามารถประชุมปรึกษาหารือกับผู้บริหารที่อยู่คนละสถานที่โดยไม่ต้องเสียเวลาเดินทางไปประชุมด้วยกัน
- มีระบบช่วยงานผู้ปฏิบัติงานต่าง
ๆ ได้แก่ การบันทึกนัดหมาย การบันทึกข้อความส่วนตัว การนัดประชุม การคำนวณ
การตัดสินใจ ฯลฯ
 |
| ที่มา https://sites.google.com/site/cupcakestawberryceet/ |
วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ
คือการจัดเตรียมอุปกรณ์เพื่อที่จะช่วยเหลือผู้ปฏิบัติงานในการรวบรวมข้อมูลวิเคราะห์หาวิธีการ
แก้ปัญหาที่เป็นไปได้และเผยแพร่ข้อมูลให้ผู้อื่นทราบวัตถุประสงค์การนำสำนักงานอัตโนมัติมาใช้คือ
1. ต้องการความสะดวก
2. ต้องการสั่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง
3. เพื่อลดปริมาณคนงาน
และปริมาณงานด้านเอกสาร
4. ต้องการความยืดหยุ่น
 |
| ที่มาhttp://maeklongteam.blogspot.com/2016/01/office-automation-systems-oas.html |
ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ
1. ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ
2. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
3. ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน
4. เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
5. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
6. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น
เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น
7. ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน
ข้อเสียในการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. เครื่องใช้สำนักงานส่วนใหญ่ต้องใช้กระแสไฟฟ้า
หากไฟฟ้าขัดข้องไม่สามารถใช้เครื่องมือ หรือออุปกรณ์ได้
2. หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคมากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า(ใช้อุปกรณ์ไม่ได้)
ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้)
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย
บางครั้งอาจทำให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไปหมด
4. เครื่องใช้ อุปกรณ์มีราคาแพง
5. ขาดบุคลากรที่มีความชำนาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ
6. เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา
เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว
7. เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์นำเข้าจากต่างประเทศ
ทำให้ประเทศไทยต้องเสียดุลการค้า
8. ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การนำมาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง
ข้อควรพิจารณาในการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ในสำนักงานมีดังนี้
1. การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้
2. การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ
3. การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ
4. การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาติดตั้งในสำนักงาน
5. การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ
ทำงานของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
การทำงานในสำนักงาน
ถ้านำมาวิเคราะห์กันจริงๆ แล้ว จะพบว่าทุกคนทำงานเกี่ยวกับข้อมูล ข่าวสาร (information)
ข้อมูลข่าวสารนั้นอาจจะมาจากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลดิบ เช่น
ตัวเลข (Data) ตัวอักษร (Text) รูปภาพผังและกราฟ
(Image) ตลอดจนเสียง (Voice) ใช้ในการ
สื่อสารส่งข่าว ให้กันและกัน ข้อมูลในรูปแบบต่างๆ
เหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้งาน ของสำนักงาน ดำเนินไปได้ด้วยดี
การจัดการกับข้อมูลเหล่านี้ แบ่งได้เป็น 3 ลักษณะ
คือ
1. การรวบรวมข้อมูลข่าวสาร
2. การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร
3.
การตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลข่าวสารเป็นพื้นฐานของการพิจารณา
ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ
1. ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย
2. ช่วยลดต้นทุนในการบริหาร เนื่องจากภายในสำนักงานอัตโนมัติสามารถใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมและช่วยเหลือการทำงานได้หลายหน้าที่ ทำให้มีต้นทุนในการดำเนินการต่ำ
(ลดจำนวนกำลังคน)
3. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ทำให้สามารถรับข้อมูลและส่งต่อข้อมูลได้อย่างรวดเร็วด้วยเทคโนโลยีสื่อสาร
ดังนั้นการประชุมจึงสามารถใช้อุปกรณ์สื่อสารเพื่อการประชุมทางไกลได้ด้วย
4. ประหยัดพื้นที่ในการเก็บข้อมูล การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติทำให้สามารถเก็บข้อมูลได้เป็นจำนวนมากโดยอาศัยพื้นที่เพียงเล็กน้อย นอกจากนี้ยังลดปริมาณการใช้กระดาษลงด้วย
5.
เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
6. การจัดพิมพ์เอกสาร
สามารถใช้เวลาน้อยลงและสะดวกขึ้น
7. การดำเนินงานต่าง ๆ
เกี่ยวกับเอกสารและสารสนเทศเป็นระบบมากขึ้น
8. ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องและรวดเร็ว คือ
การทำงานมีความถูกต้องแม่นยำ
เนื่องจากอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่นำมาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องและถูกต้อง
9.
ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น
10. ทำให้รู้สึกว่าตนได้สังกัดหรือทำงานกับหน่วยงานที่มีความทันสมัย
11.
ทำให้ไม่คิดจะทิ้งหน่วยงานไปทำงานที่อื่น
12. หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณะดี
13. สำนักงานอัตโนมัติช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้ปรากฏต่อบุคคลภายนอก
14. สร้างความน่าเชื่อถือต่อหน่วยงานอื่น ๆ
 |
| ที่มาhttp://maeklongteam.blogspot.com/2016/01/office-automation-systems-oas.html
ที่มาของข้อมูล https://www.gotoknow.org/posts/207153
|
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น